Québec, Canada - Erreurs dans les banques de congés: l’employeur peut-il corriger plusieurs années plus tard?

Une récente décision arbitrale apporte des précisions importantes sur une question que nous entendons parfois : lorsqu’un employeur découvre qu’un employé a reçu un avantage auquel il n’avait pas droit, est-il limité par le délai de prescription de six mois prévu au Code du travail? La réponse n’est pas toujours celle que l’on croit.

Les faits en bref

À la suite d’un problème de synchronisation entre différents systèmes informatiques, certaines absences prises par des employés n’avaient jamais été déduites de leurs banques de congés. Résultat : pendant plusieurs années, les soldes affichés étaient artificiellement gonflés. Lorsque l’employeur a découvert l’anomalie en 2024, il a procédé à une régularisation en retirant des journées des banques concernées.

Selon l’arbitre, lorsque l’employeur corrige simplement une banque de congés afin qu’elle reflète les droits réellement prévus à la convention collective, il n’exerce pas un recours assujetti au délai de prescription de l’article 71. Il ne fait que remettre les choses en état.

Les banques de congés : les limites au pouvoir de correction de l'employeur

La décision ne porte pas seulement sur le droit de l'employeur de corriger une erreur administrative, mais aussi sur la façon dont cette correction peut être effectuée. Bien que l'employeur puisse rectifier une banque de congés pour qu'elle reflète les droits réels prévus à la convention collective, il doit le faire dans le respect de cette dernière.

Plus précisément, l’arbitre souligne que la correction d’une erreur ne peut pas se faire au détriment des droits que la convention collective accorde aux salariés. Ainsi, l’employeur ne peut pas :

• priver un salarié des vacances auxquelles il a droit pour l’année courante afin de corriger des erreurs commises lors d’années antérieures;
• retrancher des congés d’une banque pour corriger une erreur touchant une autre banque de congés;
• récupérer ultérieurement les nouveaux congés crédités au salarié lorsque la banque visée par la correction était déjà épuisée au moment de la régularisation.

Dans ce dernier cas, l'arbitre conclut que l'employeur ne peut pas se faire justice lui-même en s'appropriant des congés auxquels le salarié a droit en vertu de la convention collective. S'il souhaite recouvrer les sommes correspondant aux congés déjà utilisés, il doit plutôt emprunter les mécanismes juridiques appropriés, notamment le grief patronal ou la compensation lorsque celle-ci est légalement disponible.

Éléments à retenir pour les employeurs

Cette décision est pertinente pour les employeurs puisqu’elle permet de confirmer les principes suivants :

• La prescription applicable à la récupération d’un trop-payé ne s’applique pas nécessairement à la correction d’une erreur administrative.
• Une erreur administrative ne permet pas à l’employeur de récupérer les congés de la manière qu’il souhaite.
• Même lorsqu’une correction est permise, les modalités de cette correction doivent respecter la convention collective, notamment quant aux droits aux congés, aux banques visées et aux mécanismes de récupération prévus.
• Lorsque les banques de congés sont insuffisantes ou épuisées, l’analyse se rapproche davantage d’une véritable démarche de recouvrement de sommes versées en trop.

Cette décision rappelle qu'il est important de distinguer entre la correction d'une erreur administrative et le recouvrement d'un trop-payé. Cette qualification peut déterminer tant les mécanismes disponibles à l'employeur que l'application du délai de prescription de six mois prévu à l'article 71 du Code du travail.

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